Kecepatan akses informasi di era digital telah menjadi kebutuhan dasar untuk karyawan di setiap perusahaan. Studi menunjukkan bahwa karyawan menghabiskan hingga 20 persen waktu kerja hanya untuk mencari informasi internal yang tersebar di berbagai dokumen. Kondisi ini dapat menurunkan produktivitas, sekaligus meningkatkan risiko kesalahan informasi dan kebijakan yang tidak konsisten. 

Tak sampai di situ, kini semakin banyak organisasi yang mulai mengandalkan public AI untuk menjawab pertanyaan internal HR, tanpa menyadari risiko kebocoran data sensitif dan pelanggaran regulasi. Inilah yang menjadikan internal knowledge base berbasis AI kini menjadi fondasi strategis bagi perusahaan modern, khususnya di industri dengan regulasi ketat seperti finansial. 

Mengapa Internal Knowledge Base Berbasis AI Semakin Relevan dan Penting?  

Internal knowledge base ibarat sebuah company wikipedia resmi suatu organisasi yang menyimpan seluruh informasi penting, mulai dari kebijakan HR, prosedur internal, hingga panduan operasional bisnis. Ketika dikombinasikan dengan teknologi Gen-AI yang bersifat private, internal knowledge base berubah seperti halnya asisten cerdas yang dapat menjawab semua pertanyaan karyawan secara instan dan kosisten. 

Seiring dengan meningkatnya implementasi AI, divisi HR kini menghadapi tekanan yang semakin besar. Pertanyaan terkait HRIS, kebijakan perusahaan, absensi, cuti, benefit, payroll, hingga onboarding dan off-boarding datang tanpa henti dari ribuan karyawan. Dibutuhkan sistem yang tepat agar HR tidak terjebak pada pekerjaan repetitif dan bersifat operasional. 

Pada umumnya, terdapat tiga bottleneck utama yang hampir selalu dihadapi oleh HR di tiap perusahaan. Pertama, pertanyaan berulang untuk tugas bersifat administratif. Kedua, kesenjangan komunikasi antara kantor pusat dan cabang. Ketiga, meningkatnya penggunaan AI tanpa kendali yang bisa membuka celah kebocoran data internal. 

Internal knowledge base berbasis AI dapat mengatasi ketiga tantangan ini dengan menyediakan satu sumber informasi resmi yang dapat mudah diakses kapan saja, oleh siapa saja, dengan jawaban yang selalu konsisten dan sesuai kebijakan perusahaan. 

Risiko Jika Divisi HR Menggunakan Public AI dalam Pekerjaan 

Seperti telah disinggung sekilas di atas, saat ini tidak sedikit karyawan yang menggunakan public AI untuk mencari informasi terkait HR. Padahal, menggunakan public AI untuk menjawab pertanyaan HR memiliki risiko sangat besar. 

Mulai dari potensi menyimpan prompt dan data untuk pelatihan model di masa depan. Artinya, informasi sensitif seperti struktur gaji, kebijakan internal, hingga data karyawan dapat keluar dari kendali karyawan. 

Selain itu, public AI tidak seutuhnya memahami konteks kebijakan internal secara spesifik. Hal ini dapat memunculkan risiko jawaban yang tidak akurat atau btertentangan dengan regulasi internal. 

Dalam konteks audit, compliance, dan perlindungan data, kesalahan ini dapat berdampak pada sanksi hukum, menurunnya kepercayaan karyawan, hingga rusaknya reputasi perusahaan. Untuk itu, dibutuhkan solusi internal knowledge base yang aman, cerdas, dan konsisten seperti Kouventa! 

Solusi Internal Knowledge Base dari Kouventa: AI Company Wikipedia

Kouventa AI Company Wikipedia menjadi solusi internal knowledge base berbasis Generative AI yang dirancang khusus untuk kebutuhan internal perusahaan, bukan untuk konsumsi publik. Didukung teknologi Retrieval Augmented Generation, Kouventa memastikan setiap jawaban diambil langsung dari dokumen, kebijakan, dan data internal yang telah diverifikasi. 

Dengan begitu, Kouventa dapat memberikan respons yang akurat, kontekstual, dan selalu selaras dengan sumber resmi. 

Kouventa AI Company Wikipedia berfungsi sebagai single source of truth, menggantikan pencarian manual di banyak dokumen. Sekaligus menguragi risiko jawaban salah yang menyalahi kebijakan perusahaan. 

Keunggulan AI Company Wikipedia untuk Industri FSI 

Konsistensi dan kepatuhan terhadap regulasi merupakan dua hal mandatory bagi industri layanan keuangan (FSI). Kouventa AI Company Wikipedia dirancang untuk membantu perusahaan FSI menjawab keputusan tersebut dengan berbagai keunggulan. 

Solusi Gen AI HR Assistant Internal

Kouventa AI Company Wikipedia dapat menjawab berbagai pertanyaan seputar HRIS, termasuk kebijakan perusahaan, regulasi internal, absensi, cuti, jadwal kerja, payroll, benefit, sistem onboarding dan off-boarding secara cepat, otomatis, dan tersedia 24/7. Kemampuan ini secara signifikan mengurangi beban kerja HR sehingga tidak perlu melakukan pekerjaan berulangan, tanpa kehilangan kendali atas akurasi dan kepatuhan. 

Centralized HR Knowledge Hub

Sebagai sumber informasi terpusat, Kouventa memastikan seluruh kantor pusat dan cabang perusahaan FSI dapat mengakses informasi HR yang sama dan konsisten. Setiap pembaruan kebijakan dilakukan secara terpusat, meminimalkan perbedaan interpretasi antar unit, sekaligus mendukung kebutuhan audit dan compliance. Pendekatan ini sekaligus menjaga standar layanan HR yang sama di seluruh organisasi. 

Private & Secure 

Terkait keamanan, Kouventa menerapkan enterprise grade security di mana data internal tidak digunakan untuk pelatihan model publik, akses dikontrol berbasis role (role-based access control), dan solusi dapat di deploy secara private baik di private cloud maupun on-premises. Pendekatan ini sangat ideal untuk perbankan, asuransi, dan multifinance. 

Akses Mudah Melalui Kanal Internal 

Untuk mempercepat implementasi, Kouventa dapat diakses melalui berbagai kanal internal mulai dari WhatsApp melalui nomor resmi perusahaan, live chat di employee portal atau website internal, dan aplikasi mobile perusahaan melalui integrasi API tanpa perlu aplikasi tambahan. Cara ini tentu lebih mudah digunakan oleh seluruh perusahan sekaligus memastikan keamanan dan privasi data internal. 

Baca Juga: Bagaimana Generative AI Menjadi Game Changer untuk Industri Perbankan? 

Mengapa Kouventa Bisa Jadi Pilihan Tepat?   

Tidak semua solusi AI dapat menawarkan akurasi, keamanan, dan fleksibilitas tinggi yang saling terintegrasi secara bersamaan. Kouventa dirancang sebagai platform all-in-one untuk mengelola komunikasi dan informasi internal yang dapat diakses secara mudah oleh seluruh karyawan. 

Kouventa dapat membantu perusahaan membangun private AI yang bekerja berdasrkan data perusahaan, mendukung personalisasi dan otomatisasi, serta terintegrasi melalui API ke berbagai kanal internal seperti WhatsApp resmi perusahaan, employee portal, dan mobile apps internal. 

Tak sampai di situ, Kouventa juga telah tersertifikasi ISO 27001 dengan opsi deployment fleksibel dan didukung tim lokal 24/7. Dengan rekam jejak yang telah digunakan di berbagai industri menjadi bukti bahwa Kouventa merupakan solusi siap digunakan di lingkungan enterprise. 

Dapatkan Internal Knowledge Base Kouventa: AI Company Wikipedia Sekarang 

Meningkatnya tekanan operasional, risiko kebocoran data, dan tuntutan kepatuhan, internal knowledge base berbasis AI kini menjadi kebutuhan strategis perusahaan FSI. Kouventa AI Company Wikipedia dari Helios Informatika Nusantara dapat mentransformasi layanan HR menjadi lebih cepat, konsisten, dan aman tanpa mengorbankan kontrol atas data internal. 

Helios sebagai bagian dari CTI Group, didukung oleh tim profesional berpengalaman yang siap memberikan dukungan konsultasi hingga implementasi komprehensif untuk solusi Kouventa AI Company Wikipedia. Hubungi tim Helios sekarang dan saatnya HR membangun fondasi pengetahuan internal yang siap menghadapi era Gen AI secara aman dan terkendali dengan Kouventa! 

Penulis: Ervina Anggraini – Content Writer CTI Group