Bagi tim Keuangan, banyak pekerjaan masih membutuhkan proses manual. Mulai dari mencocokkan transaksi, menentukan prioritas pembayaran, hingga menangani berbagai exception yang muncul dalam proses keuangan.

Ketika volume transaksi semakin besar, pekerjaan tersebut dapat menghabiskan waktu dan meningkatkan risiko human error. Tim Keuangan akhirnya tidak hanya harus menyelesaikan pekerjaan administratif, tetapi juga melakukan pengecekan berulang untuk memastikan data tetap akurat.

Di sinilah Agen AI untuk Keuangan mulai memberikan pendekatan baru. Berbeda dari AI yang hanya memberikan informasi atau membuat ringkasan, Agentic AI dapat menganalisis data, memahami konteks, melakukan reasoning, menyusun rekomendasi, hingga membantu menjalankan workflow yang telah ditentukan.

Masalah yang Kerap Dihadapi Tim Keuangan

Proses Finance tidak selalu berjalan sesederhana mengikuti aturan yang sudah dibuat. Dalam kondisi nyata, tim sering menemukan berbagai exception yang membutuhkan analisis dan keputusan lebih lanjut.

Beberapa tantangan yang umum dihadapi antara lain:

Proses Manual yang Repetitif

Pencocokan data, pengecekan invoice, hingga menentukan prioritas pembayaran masih dapat dilakukan menggunakan spreadsheet atau proses manual. Ketika jumlah transaksi meningkat, proses ini membutuhkan lebih banyak waktu dan tenaga.

Penanganan Exception yang Kompleks

Tidak semua transaksi dapat diproses menggunakan aturan yang sama. Perbedaan kurs FX, variasi PPh, pembayaran parsial, hingga transaksi yang membutuhkan klarifikasi dapat membuat proses Finance menjadi lebih panjang.

Risiko Human Error

Semakin banyak data yang harus diperiksa secara manual, semakin besar pula kemungkinan terjadi kesalahan dalam pencocokan data atau pengambilan keputusan. Kesalahan tersebut dapat berdampak pada saldo, pembayaran, hingga kepatuhan pajak.

Keterbatasan Visibilitas Cash Flow

Menentukan kapan dan invoice mana yang harus dibayar membutuhkan pemahaman terhadap kondisi kas, due date, prioritas vendor, dan kebutuhan operasional. Tanpa visibilitas yang baik, perusahaan dapat mengalami tekanan likuiditas atau kehilangan peluang early payment discount.

Baca Juga: Apa Itu Agentic AI? Pengertian, Cara Kerja, dan Manfaatnya bagi Bisnis

Bagaimana Agen AI Dapat Mengatasi Masalah di Tim Keuangan?

Agen AI untuk keuangan dapat membantu tim Keuangan menangani proses yang membutuhkan analisis data dan pengambilan keputusan berbasis konteks.

AI dapat mengambil data dari sistem yang digunakan perusahaan, menganalisis informasi yang relevan, menemukan pola atau exception, kemudian menyusun rekomendasi berdasarkan konteks tersebut.

Pendekatan ini berbeda dari otomasi berbasis rule yang hanya mengikuti aturan yang sudah ditentukan. Agentic AI dapat melakukan reasoning terhadap kondisi yang ditemukan, misalnya ketika terdapat perbedaan kurs, variasi pajak, atau pembayaran yang dilakukan secara parsial.

Hasil analisis tersebut kemudian dapat diberikan kepada tim Keuangan untuk ditinjau. Keputusan strategis dan otorisasi eksekusi tetap berada di tangan manusia melalui pendekatan Human-in-the-Loop.

Dengan demikian, AI tidak menggantikan peran tim Keuangan. AI membantu mengurangi pekerjaan repetitif sehingga tim dapat lebih fokus pada analisis, mitigasi risiko, dan efisiensi biaya.

Mengapa Agen AI Relevan untuk Transformasi Keuangan?

Penerapan AI untuk akuntansi keuangan tidak hanya berkaitan dengan mempercepat pekerjaan. Nilai yang lebih besar terletak pada kemampuan AI untuk membantu perusahaan mengubah proses manual menjadi intelligent automation.

Beberapa manfaat yang dapat diperoleh meliputi:

• Efisiensi dan kecepatan operasional: mempercepat proses Finance, termasuk pekerjaan harian hingga month-end closing.
• Akurasi data: membantu mengurangi risiko kesalahan manusia dalam pencocokan dan pengolahan data.
• Optimalisasi likuiditas: memberikan visibilitas terhadap kondisi kas untuk mendukung keputusan pengeluaran yang lebih strategis.
• Transparansi dan auditability: setiap langkah AI dapat dilengkapi audit logging dan rationale yang menjelaskan dasar rekomendasi.
• Human control: AI membantu melakukan analisis dan menyiapkan rekomendasi, sementara persetujuan akhir tetap berada di tangan tim yang berwenang.

Pendekatan ini juga memungkinkan tim Keuangan beralih dari pekerjaan seperti data entry dan pencocokan data repetitif menjadi pekerjaan yang lebih berfokus pada pengambilan keputusan dan mitigasi risiko.

Baca Juga: Bagaimana Generative AI Menjadi Game Changer untuk Industri Perbankan?

Solusi Agen AI dari Kouventa untuk Tim Keuangan

Kouventa Agentic AI dirancang untuk membantu perusahaan mengotomatisasi proses Finance tanpa harus merombak arsitektur IT yang sudah ada.

Kouventa dapat terhubung langsung dengan ERP dan Finance Core System, sehingga perusahaan dapat memanfaatkan data dari sistem yang sudah digunakan.

Solusi ini juga dirancang dengan pendekatan Compliance & Audit-Ready. Setiap keputusan AI dapat dicatat secara transparan dengan rationale, sehingga memudahkan proses audit internal maupun eksternal.

Di sisi lain, Human-in-the-Loop memastikan AI tetap bekerja bersama tim Keuangan. AI dapat memproses data, mendeteksi pola, dan menyusun rekomendasi, sementara keputusan akhir dan otorisasi eksekusi tetap berada di tangan manusia.

Kouventa juga dirancang untuk menangani kompleksitas kebutuhan lokal, termasuk regulasi pajak seperti PPh dan Coretax serta transaksi multi-mata uang.

Use Case 1: Payment Prioritization dengan Kouventa Agentic AI

Menentukan invoice mana yang perlu dibayar terlebih dahulu sering kali membutuhkan pengecekan berbagai informasi. Tim Finance perlu mempertimbangkan open invoices, AP aging, vendor terms, due dates, hingga kondisi kas perusahaan.

Jika proses tersebut dilakukan secara manual, pekerjaan dapat memakan waktu dan berisiko memengaruhi likuiditas atau membuat perusahaan kehilangan peluang early payment discount.

Kouventa Agentic AI membantu proses ini dengan menggabungkan berbagai data seperti:

• Open Invoices / AP Aging
• Vendor Master & Terms
• Cash Position
• Due Dates & Priorities

Data tersebut kemudian dianalisis oleh AI melalui beberapa tahapan, mulai dari analisis AP, penilaian due date, kalkulasi cash flow, hingga pemberian skor berdasarkan tingkat kritikalitas vendor.

AI kemudian membuat pemeringkatan prioritas dan menyusun proposal payment batch. Setiap rekomendasi dilengkapi rationale agar tim Keuangan dapat memahami alasan di balik prioritas tersebut.

Sebelum pembayaran dijalankan, terdapat Human Approval Gate. Setelah mendapatkan persetujuan, payment batch dapat diteruskan ke ERP untuk dieksekusi.

Pendekatan ini membantu menciptakan proses pembayaran yang lebih cepat, konsisten, cash-flow aware, dan tetap dapat diaudit.

Use Case 2: Bank Reconciliation dengan Kouventa Agentic AI

Bank reconciliation dapat menjadi semakin kompleks ketika perusahaan menangani volume transaksi yang tinggi. Tim Keuangan perlu mencocokkan mutasi bank dengan open invoice sekaligus menangani berbagai exception.

Masalah seperti perbedaan kurs FX, PPh/Coretax, pembayaran parsial, hingga transaksi dalam jumlah besar dapat membuat proses rekonsiliasi membutuhkan pengecekan manual tambahan.

Kouventa Agentic AI dapat membantu proses tersebut dengan menggunakan data seperti:

• Bank Statement / Daily Mutation
• Virtual Account (VA) Data
• Open Invoice / AR Data
• Tax Reference (PPh / Coretax)

AI kemudian melakukan transaction matching, melakukan reasoning terhadap FX dan PPh, menangani pembayaran parsial maupun bulk, serta mendeteksi exception yang membutuhkan perhatian lebih lanjut.

AI juga dapat membantu melakukan validasi bukti potong pajak dan menyusun proposal clearing. Hasilnya dapat berupa ringkasan rekonsiliasi dan daftar exception yang perlu diklarifikasi oleh tim Keuangan.

Seperti pada proses payment prioritization, Human Approval Gate tetap digunakan sebelum proses clearing dijalankan ke ERP.

Dengan otomasi tersebut, proses rekonsiliasi dapat menjadi lebih cepat dengan lebih sedikit pekerjaan manual, sekaligus tetap mendukung kebutuhan audit.

Dari Otomasi ke Finance yang Lebih Cerdas

Penerapan Agen AI untuk Tim Keuangan menunjukkan bahwa transformasi Finance tidak selalu harus dimulai dengan perubahan besar pada sistem yang sudah ada.

Perusahaan dapat memulainya dari proses yang memiliki pekerjaan repetitif dan membutuhkan banyak data untuk dianalisis. Payment prioritization dan bank reconciliation menjadi contoh bagaimana AI dapat membantu mengubah proses manual menjadi intelligent automation.

Ke depannya, pendekatan serupa juga dapat diterapkan pada berbagai proses lain, seperti Procure-to-Pay (P2P) 3-Way Matching, cash flow forecasting, treasury optimization, credit and AR aging management, hingga fraud and anomaly detection.

Yang membedakan Agentic AI adalah kemampuannya untuk tidak hanya memproses data, tetapi juga memahami konteks, melakukan reasoning, memberikan rekomendasi, dan mendukung authorized workflow dengan tetap mempertahankan kontrol manusia.

Baca Juga: Dari Chatbot ke Analisis Fraud: Ini Beberapa Keunggulan Finance AI untuk Industri Keuangan

Mulai Implementasi Agentic AI untuk Keuangan Bersama Helios

Menerapkan Agen AI untuk Tim Keuangan tidak harus langsung dilakukan pada seluruh proses keuangan. Perusahaan dapat memulainya dari use case yang paling relevan dengan kebutuhan bisnis, kemudian mengembangkan penerapannya secara bertahap.

Sebagai bagian dari CTI Group, Helios Informatika Nusantara (HIN) membantu perusahaan mengeksplorasi dan menerapkan solusi teknologi sesuai kebutuhan bisnis. Helios juga memiliki portofolio Kouventa untuk mendukung kebutuhan otomasi berbasis AI.

Proses dapat dimulai dengan assessment untuk memahami kondisi proses Finance, sistem yang sudah digunakan, serta peluang use case yang dapat dioptimalkan dengan Agentic AI.

Selanjutnya, perusahaan dapat melakukan Proof of Concept (PoC) untuk memvalidasi bagaimana Kouventa dapat bekerja pada skenario nyata, seperti payment prioritization atau bank reconciliation. Tahap ini membantu perusahaan melihat potensi manfaat dan menyesuaikan solusi sebelum masuk ke implementasi yang lebih luas.

Setelah use case dan pendekatan solusi tervalidasi, Helios dapat membantu melanjutkan proses menuju implementasi sesuai kebutuhan dan kesiapan lingkungan IT perusahaan.

Diskusikan kebutuhan Finance Anda bersama Helios dan temukan use case Agentic AI yang paling relevan untuk bisnis Anda.

Penulis: Ary Adianto
Content Writer CTI Group